Quel système de gestion de prise de rendez-vous choisir ?

La prise de rendez-vous est un élément clef dans la gestion d’un cabinet médical…

De nombreuses solutions existent avec un impact direct et quelque fois très important sur les charges du cabinet. Alors, comment faire le bon choix ?

Depuis quelques années, de nombreux nouveaux services de prise de rendez-vous tentent de se faire une place sur un marché florissant. La grosse tendance est celle de la réservation sur internet, avec des acteurs comme Doctolib, Mondocteur ou encore Keldoc.

De nombreux critères doivent être pris en compte dans le choix de la gestion de ses rendez-vous : la qualité de services, l’objectif recherché, l’image de l’entreprise, le coût, etc.

Est-il intéressant de laisser son patient gérer ses rendez-vous ? Faut-il coupler cette offre avec un télésecrétariat ? Quelle est la place de la secrétaire dans ce nouveau mode de fonctionnement ?

 

Les différentes solutions existantes

 

Accueil physique ou non ? Réservation internet ? Secrétariat à distance ? Pléthores de solutions sont à votre disposition ! Le service que vous choisirez est le premier point de contact avec vos clients et ne doit donc pas être négligé.

 

Répondre soit même

Peu d’avantages de choisir cette solution, hormis peut être votre expertise médicale vous permettant d’éviter de passer au travers d’une urgence ! Même le coût n’est pas un argument, car en plus d’être dérangé pendant vos consultations, la perte d’une à deux minutes pour prendre un rendez-vous (soit 1/10e de consultation) a un impact direct sur votre chiffre d’affaires !

 

Secrétaire présente au cabinet

Situation très confortable, capable de gérer les rendez-vous et les urgences, de créer une relation avec les patients et de gérer votre activité quotidienne. Malgré tout, cela représente un certain coût qui peut être difficile à gérer pour un médecin travaillant seul.

 

Télésecrétariat

Permet de ne pas être dérangé au cabinet pendant une consultation, sans l’inconvénient de la gestion de personnel. Attention toutefois à la qualité variable de ces télésecrétariats et du coût qui peut devenir important en fonction du volume d’appel (entre 0.8€ et 1.2€ l’appel).

Télésecrétariats médicaux : Medicall, Callmed, Gescall, ...

 

RDV internet

Une offre qui s’étoffe de plus en plus chaque année, permettant au praticien de réduire son volume d’appel et ses rendez-vous non honorés grâce à un service de SMS automatique, le tout pour un coût d’environ 100 €/mois. Attention toutefois à la patientèle concernée, globalement plus jeune et plus versatile que la moyenne …

Plateformes internet : KelDoc, MonDocteur, Doctolib

 

Secrétaire virtuelle

Une offre assez originale qui mixe internet et appels téléphoniques, répondant ainsi aux besoins de l’ensemble des patients.  Outil très flexible, mais qui nécessite tout de même un calibrage relativement fin.

Plateforme secrétaire virtuelle : MadeforMed

 

Le prix (à titre indicatif et variable selon la spécialité)

 

Selon la solution choisie (télésecrétariat, prise de rendez-vous sur internet, secrétaire), le volume d’activité aura un impact direct sur le coût global du service.

Prenons 2 exemples concrets : un cabinet avec 200 rdv/mois VS un cabinet avec 800 rdv/mois.

 

200 RDV/mois

Secrétaire (mi-temps) : 900 €

Télé-secrétariat uniquement : 330 €

RDV internet + télésecrétariat : 268 €

RDV internet uniquement : 100 €

 

800 RDV/mois

Secrétaire (plein temps) : 2.000 €

Télé-secrétariat uniquement : 1.170 €

RDV internet + télésecrétariat : 772 €

RDV internet uniquement : 100 €

 

A noter que pour certaines spécialités, la secrétaire/assistante est indispensable.

La part « variable » est donc celle du télésecrétariat, généralement facturée entre 1€ et 1.20€ l’appel, qui peut très rapidement devenir très élevée si le cabinet connait un fort nombre d’appels.

 

Conclusion

 

 

Pour conclure, le choix des solutions de gestion de rendez-vous sont étroitement liés au mode d’exercice que vous souhaitez mettre en place, mais aussi à la relation que vous allez instaurer avec vos patients ! Bien que la secrétaire à mi-temps soit une solution à encourager, d’autres alternatives existent à moindre coût !

Toutefois chez Libizi, l’humain est la clef et nous ne saurions que recommander un accueil "humain", tout en profitant des technologies disponibles pour optimiser la gestion du secrétariat